Zelf je loonadministratie regelen

Loonadministratie kan een erg ingewikkeld proces zijn. Toch is het voor alle werknemers verplicht om deze loonadministratie bij te houden, zodat de Belastingdienst alle gegevens van je werknemers in kan zien. Het volgende stappenplan kan helpen wanneer je de keuze maakt om zelf je loonadministratie bij te houden. Wanneer het stappenplan niet duidelijk genoeg is, kan er altijd een HR advies opgevraagd worden bij verschillende bedrijven.

Het is natuurlijk zo dat je loonadministratie moet voldoen al verschillende wettelijk eisen. Deze wettelijk eisen en andere nuttige informatie hierover kun je vinden op de website van de Belastingdienst. Ook kun je hier een handig stappenplan vinden in het Handboek Loonheffingen.

Eigenlijk kun je alle informatie die je moet weten over het aanleggen van een eigen loonadministratie hierin vinden. Denk bijvoorbeeld aan informatie die je van de Belastingdienst nodig hebt voor je loonadministratie, de algemene administratieve verplichtingen, de bijzondere administratieve verplichtingen, de gegevens van de inkomstenverhouding en ook de bewaarplaats, bewaartermijn en controle van de gegevens.

Er wordt geregeld informatie verstuurd door de Belastingdienst naar werkgevers. Deze informatie is dan ook onmisbaar voor het uitvoeren van de loonadministratie. Zorg er ook voor dat je niet vergeet zelf aan te geven bij de Belastingdienst dat je ervoor hebt gekozen om de loonadministratie zelf te doen. Dit kan namelijk van belang zijn voor de informatie die zij verstrekken.

Natuurlijk is het bijhouden van de loonadministratie erg nauwkeurig werk en kost daarom ook een hoop tijd. Zorg er dus voor dat je vooraf bedenkt wie de geschikte persoon is om dit te doen.

Bepaal ook hoe je de loonadministratie bij wil gaan houden. Je kunt dit namelijk op drie manieren inrichten. Je kunt ervoor kiezen om zelf je administratie aan te leggen op papier, in een tekstverwerkingsprogramma of in een spreadsheetprogramma. Dit is natuurlijk een erg goedkope manier, maar vergt wel heel veel tijd. Daarnaast kun je kiezen voor een stand-alone loonadministratiepakket. Dit is software op je eigen computer waarbij je alleen de juiste gegevens in hoeft te voeren. Als laatste kun je kiezen voor het administreren in de ‘cloud’ met web-based salarissoftware. Dit wordt ook wel online boekhouden genoemd.